未建立穩定財會基礎,終至花費更多成本去修正

未建立穩定財會基礎,終至花費更多成本去修正

榮譽會計師鍾燿聲

    X泰科技有限公司( 以下簡稱X泰科技) 實收資本額新台幣三千萬元,主要從事電腦機房不斷電系統與散熱裝置之建置與維護,其主要客戶為國內各大上市櫃科技公司。
    負責人從事X泰科技所經營之產業工作已有二十年,在X泰科技成立以前,負責人在其他同性質公司擔任行銷業務工作,因而發現此產業之利基,遂規劃自行設立公司經營不斷電系統與散熱裝置建置與維護之業務。
    由於創立初期在業務優先及財務預算的考量下,該公司並未聘請合格之會計人員,而是指派由公司內部行政人員來兼任處理會計帳務及財務處理之工作,雖已購買適當會計資訊系統供該員使用,但由於該負責會計之人員並無相關財會學歷背景及實際經驗,故難以發揮應有之會計功能。
    X泰科技經營第三年起,公司業績大幅成長,每年營業收入金額已達新台幣三億元以上,公司員工、存貨數量、應收帳款筆數、貸款金額等,皆與公司成立初期相較起來,有十分巨大的成長,然而會計人員之數量並未相對應的增加,亦對財務會計工作品質產生明顯負面影響。
   經過幾次開會與訪談後,發覺該公司負責人時常強調自己由於過去大學時代主修企業管理科系,所以認為自己對於財務報表的理解十分正確,有能力藉由自己對財務會計之理解,來管控公司資金及財務會計作業,並了解實際經營成果。然而經實際討論財務報表及管理會計後,發覺負責人係以「現金基礎」在審視公司財務報表,並要求會計人員按此一原則處理會計帳務並編製財務報表。
    該會計人員雖然隱約知道採「現金基礎」並非正確作法,但礙於會計理論基礎與實務經驗不足,無法說服公司負責人,再則若違反負責人所指示之原則作帳,則招致口頭責備與人事績效考核不佳之處份,故會計人員只能依據該錯誤基礎處理會計帳務及編製財務報表。
    以往年度公司業績十分良好,符合負責人之經營目標,負責人便認為營業狀況一切正常無發現任何異樣,雖然在現金基礎下記帳,但由於業績好,現金流入金額高,故營運資金一直能正常維持公司所需。
    惟國內景氣波動,公司最近一年度業績大不如前,以致營運資金大幅減少,於是負責人認為資金可能有不合理之流出,遂要求會計人員解釋出現資金缺口之原因。
    然而X泰科技一向由不擅長會計之行政人員記帳,該會計人員對於負責人所提出的財會疑問並無法正確回答,結算之財務報表亦未能合理解釋資金之去向,導致負責人認為內部記帳及財務人員有舞弊之行為,遂聘請會計師協助了解原因。
   會計師接受委任查帳,與公司負責人及會計人員展開多次會議與討論工作,依據過去經驗及理論基礎,擬採取分析性複核及憑證逆查之方式,藉以評估錯誤情形以及是否有舞弊跡象。
    經實地審查了解帳務處理,以及核對負責人認為資金缺口的金額後,得出幾項結論:
一、 公司會計人員的會計專業能力不足,導致每期財務報表之表達與實際經營結果皆存有重大誤差,經實際檢查及核對,發現該類誤差皆為非故意之行為,實乃因專業能力不足及欠缺複核機制所致。
二、 公司會計帳務處理人員與掌管現金之財務人員為同一人,此乃公司內部控制之兵家大忌。因為會計帳務處理產出之財務報表結果,實際上應與財務人員編製之現金及銀行存款相關報表結果一致,兩者互相勾稽可達重覆檢查之效果,但若這兩件工作由同一人執行時,當兩者報表結果不一致時,該處理人員可以輕易調整為一致,許多錯誤或舞弊之情況,因為被粉飾隱藏起來,非常不容易藉由事後的審計人員檢查出來。
三、 負責人在檢視財務報表時,由於時間限制,並無法逐一檢視報表金額的細項及會計處理是否正確,僅能就大方向去檢視,故許多會計處理原則上的錯誤並未能發現。
四、 X泰科技財務會計處理大多不符合一般公認會計原則、「商業會計法」及「商業會計處理準則」之相關規定,而既然公司已投入成本在處理會計帳務,何不採用正確之會計原則予以處理,避免每年期末眾多的調整事項( 調整後之財務報表才可以申報證管機關及國稅局),以致耗費了許多無效率成本。
   X泰科技由於會計制度不健全,事後為了順利找出錯誤原因,其所付出之代價如下:
一、 會計師實地查帳費用收費高,其代價很大,因查核範圍僅一年度,其餘未查核年度是否有異尚不得而知。
二、 公司相關人員為協助年度會計師實地查帳作業,皆需放下手邊工作,協助投入眾多時間參與會計師查帳工作會議及相關問題回覆工作,其耗費時間成本十分高昂。
三、 員工對公司的認同度損害,公司聘請外部專業人員進行稽核查帳,若非主管機關要求,便是對員工之工作操守有所疑慮,此舉對於平時認真工作之員工,形同投下不信任票,難免令人心灰意冷,日後需要花費時間成本重建員工對公司之認同感及向心力。
    經彙總上述問題,我們認為若在公司設立初期便設置合格之會計人員,便可省下事後查帳及輔導費用,並且即時得到財務會計制度健全之完整管理功能,建議公司改善事項如下:
一、 因現有會計人員為行政人員兼任,雖於在X泰科技己經有多年的會計經驗,但大多為錯誤的會計作業,其經驗之實用性不佳,除非該人員願意拋棄錯誤觀念重新正確學習,否則應該另外聘請有經驗之合格會計人員。
二、 除非公司聘請有會計主管經驗之會計人員,去建立會計作業制度,否則應該尋求外部專業人士協助,例如:會計師、財會顧問等。
三、 完成上述人員建置後,應檢視現有會計資訊系統是否適用目前及未來的需求,並整合進銷存及人事作業之功能,儘可能減少人工作業,以提升效率及檢核機制。
四、 設置專職財務人員,不可一人同時處理會計帳務及現金財務工作,達成職能分工及相互勾稽之功能,減少舞弊之機會。
五、 建立定期財務會議之報告機制,公司負責人應關心公司各項財務報告及分析之結果,並佐以作為經營策略及管理績效之衡量依據,取代過去完全以直覺式的管理方式。
六、 以公司規模,依法每年度應請會計師針對公司財務報表辦理查核簽證,故公司應選擇確實執行查核簽證工作之會計師,以多一道公司治理之監理機制。
    X泰公司有很好的業務優勢可以穩定獲利,但很可惜沒有適當的財務會計制度以提供正確的財務報表,以供管理當局使用,該公司若能依循上述建議,必能提升公司經營至更高之境界。

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